4月9日上午，学院召开了第九届田径运动会筹备工作会议，会议由教科处刘立明处长主持，办公室、宣传处、学生处、后勤处、保卫处、督导室、团委等部门负责人、各系部书记以及体育教研室部分老师参加了会议，董宁副院长出席会议。

会上，刘立明处长对4月17、18日即将举行的运动会开幕式和闭幕式以及需要相关部门协助的工作作具体安排。他分别对运动会的准备工作、奖项的设置和要求、考核和评定、开幕式方阵入场顺序、闭幕式退场顺序、奖状奖品的印制和发放、新闻报道和秩序维持、入场词的审核及播音员安排等工作作具体安排，同时要求方阵和团体表演要有创新、有特色，彰显系部个性化和“我运动我快乐”的主题。为了保证开幕式效果，刘处长要求系部提前进行入场式方阵训练和团体表演彩排，并对国旗、校旗、会徽队形训练、彩旗方阵训练、女子鲜花方阵训练、方阵队列和学生队列顺序的安排引导、现场口令及升旗指导、等工作都作明确分工，职责分明，以达到开幕式和闭幕式严肃、活泼、有序、安全的效果。

董院长在总结中重点强调了运动会期间的安全，提醒参与人员时时刻刻关注安全问题。为了确保本届运动会安全顺利地进行，他提出了几点要求：一是态度认真、职责明确；二是加强秩序维护，要求各系做好管理和学生的教育工作；三是做好宣传报道工作，营造良好的文化氛围；四是准备工作要到位；五是平时训练工作要坚持。（教科处）